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Guide des droits et démarches
Accès aux documents administratifs
Vous souhaitez consulter un document administratif, par exemple un certificat d'urbanisme ou un dossier scolaire ? Nous vous indiquons comment faire la demande et comment saisir laCadaen cas de refus.
Vérifier la définition d'un document administratif
Un document administratif est produit ou reçu par unservice de l'État, unecollectivité territoriale, unétablissement publicou unorganisme privé chargé d'une mission de service public.
Par exemple, une préfecture, une mairie, une caisse de Sécurité sociale, Pôle emploi.
Il peut s'agir des documents suivants :dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.
Un document administratif peut prendre une formeécrite, d'enregistrementsonoreouvisuelou sous formenumériqueouinformatique.
À savoir
Un document à caractèrejuridictionnel(par exemple, un jugement), un documentprivé(par exemple, un acte notarié), ou un document del'Assemblée nationaleou duSénatne sont pas des documents administratifs.
Vérifier quels documents administratifs sont communicables
Untéléservicepermet de vérifier le caractère communicable d'un document administratif :
Services en ligne et formulaires
-
Vérifier le caractère communicable d'un document administratif
Commission d'accès aux documents administratifs (Cada)
Lacommunicationdesdocuments administratifs suivantsn'estpas possibleou estsoumise à conditions :
Document inachevé
Par exemple, un brouillon.
Un document est communicable uniquement sous sa forme définitive.
Document préparatoire à une décision
Un document préparatoire à une décision est communicable uniquement lorsque la décision qu’il prépare est intervenue.
Document dont le contenu a un caractère sensible
Par exemple, document d'instruction duDéfenseur des droits, document dont la consultation ou la communication porterait atteinte à la sécurité publique.
Toutefois, leur communication partielle est possible si les mentions sensibles peuvent être cachées ou isolées du reste du document.
Document concernant une personne
Un document concernant une personne est communicable uniquement cette personne ou à sesmandatairescompte tenu du droit au de chacun ausecret médical,au respect de sa vie privée, et au secret des affaires.
Toutefois, le document est communicable si l'administration peut préserver la confidentialité des informations en masquant les informations personnelles.
Archive publique couverte par un secret protégé
Le secret peut être protégéentre 25 et 100 ans.
Par exemple, l'accès à un registre de naissance de l'état civil est possible au bout de 75 ans.
À savoir
L’administration n'a pas l'obligation de communiquer les documents que vous pouvez obtenir par vos propres moyens compte tenu de leur diffusion publique.
Faire la demande de document administratif
À qui s'adresser ?
Adressez-vous àl'administrationou àl’organismequidétient le document.
Dans certaines administrations, unepersonneestresponsable de l'accès aux documents administratifs(Prada) :
Où s'informer ?
Si le document souhaité est versé aux archives publiques, vous pouvez aussi vous adresser au service concerné des archives publiques.
Consultez l'annuaire des services publics d'archives :
Services en ligne et formulaires
-
Trouver un service d'archives accueillant le public
Ministère chargé de la culture et de la communication
Le service d'archives vous indique si nécessaire le délai au bout duquel le document archivé peut être communiqué.
Il vous indique aussi s'il est possible de demander un accès anticipé au document archivé.
Comment faire la demande ?
Votre demande peut êtreorale.
Toutefois, il est recommandé d'envoyerune lettre ou un mailet deconserver une copie datéeen cas d'absence de réponse de l'administration.
Vous n'avez pas à motiver (c'est-à-dire justifier) votre demande.
Votre demande doit êtreprécisepour que l'administration identifie le document souhaité.
Indiquez si vous souhaitezconsulterle documentsur placeoule recevoirpar courrier ou par mail.
À savoir
L'administration n'est pas obligée de répondre à unedemande abusive. Par exemple, demande ayant pour objet de perturber le bon fonctionnement de l’administration sollicitée.
Suivre l'instruction de la demande de document
L'administration doit vous communiquer le document dans undélai d'un moissuivant la réception de votre demande.
En l'absence de réponsedans le délai d'1 moissuivant la réception de votre demande, cela signifie que votre demande est refusée (refus tacite).
L'administration peut aussi refuser votre demande de communication pardécision motivée.
Le délai de réponse dépend de l'ancienneté du dossier médical :
Si le dossier médical a moins de 5 ans, l'administration doitrépondredans les8 jourssuivant la réception de votre demande.
Si le dossier médical a 5 ans ou plus, l'administration doitrépondredans les2 moissuivant la réception de votre demande.
En l'absence de réponse dans ces délais, cela signifie que l'administration refuse votre demande (refus tacite).
L'administration peut aussi refuser votre demande de communication pardécision motivée.
En cas d'accord de l'administration, consulter le document
Quel mode de communication ?
Vous choisissez le mode de communication du document dans la limite despossibilités techniques de l'administration.
La communication du document ne doit pas nuire à sapréservationet à sabonne conservation.
Ainsi, selon le document, l'administration peut proposer :
La consultation sur place
La reproduction
L’envoi par mail
Si vous avez demandé denombreux documents, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place.
L'administration peut aussiétaler dans le tempsvotre accès aux documents.
À savoir
Une administration peut aussi communiquer le documenten le mettant en ligne sur internet, sous réserve qu'il soit communicable à toute personne et qu'il soit anonymisé si nécessaire.
Quel coût ?
Laconsultation sur placeestgratuite.
L'envoi par mailde la copie d'undocument au format numériqueestgratuite.
Lareproductionestpayante. Selon le support de communication du document, le coût ne peut pas dépasser les tarifs suivants :
Support | Tarif maximum |
|---|---|
Papier | 0,18 €par page A4 (noir et blanc) |
Cédérom | 2,75 € |
En cas de refus de l'administration, saisir la Cada
Dans quel délai ?
La saisine de laCadase faitdans les 2 moissuivant lanotificationde la décision écrite ou du refus tacite de l'administration.
À noter
Il est obligatoire de saisir laCadaavant de faire unrecours contentieux. Toutefois, ce principe a des exceptions, par exemple en cas desaisine du juge des référés.
Quel coût ?
La saisine de laCadaestgratuite.
Comment ?
Vous pouvez saisir laCadaparformulaire en ligne, par lettre ou mail.
Vous devez préciser :
Votre identité
Votre adresse
L'objet de votre demande
Joignez une copie de la décision de refus ou de votre demande restée sans réponse.
Où s'informer ?
À partir de5 demandesde communications de documentsenvoyées à différentes administrations, etayant le même objet, vous devezles regrouperpour saisir laCada.
Vous pouvez saisir la Cada par formulaireen ligne, par lettre ou mail.
Vous devez préciser :
Votre identité
Votre adresse
L'objet de votre demande
Pour chaque administration saisie, son nom, son email (en l'absence d'email, son adresse postale), la date à laquelle vous l'avez saisie d'une demande de communication et, si nécessaire, la date denotificationdu refus de communication.
Joignez les documents établissant qu'au moins un refus a été opposé par l'une des administrations saisies.
Où s'informer ?
À noter
Votre saisine de la Cada pour la série de demandes vautrecours administratif préalable obligatoirepour chacune des demandes composant la série.
Suivre l'avis de la Cada sur la demande de document
Accusé réception de votre demande
Si nécessaire, laCadavous invite à compléter votre demande.
La Cadaenregistrevotre demande lorsqu'elle est complète.
Elle enaccusealorsréceptionsans délai.
Si nécessaire, laCadavous invite à compléter votre demande groupée.
La Cadaenregistrevotre demande groupée lorsqu'elle est complète.
Elle enaccusealorsréceptionsans délai.
L'accusé réception indique la liste des demandes relevant de la série.
À savoir
La Cada instruit la demande à l'égard d'une seule administration dont vous lui avez communiqué le refus.
Réception de l'avis de la Cada
LaCadavousnotifieson avis par lettre ou par mail dans undélai d'1 moisà partir de l'enregistrement de votre demande.
La Cada notifie son avis dans le même délai à l'administration qui a refusé votre demande de document.
LaCadavousnotifieson avis dans undélai d'1 moisà partir de l'enregistrement de votre demande.
La Cada notifie son avis dans le même délai à chacune des administrations correctement identifiées.
Les autres administrations vous informent de leur décision de se conformer ou non à l'avis de la Cada. Elles ont un délai d'1 mois suivant la notification de l'avis pour le faire.
À savoir
La Cada instruit la demande à l'égard d'une seule administration dont vous lui avez communiqué le refus. Toutefois, elle notifie son avis à chacune des administrations correctement identifiées.
À noter
Même en cas d'avis favorable de la Cada,l'administrationa ledroit de confirmer son refus.
Si le refus de communication est confirmé, saisir le juge
Si l'administration maintient son refus initial malgré l'avis favorable de la Cada, ou si elle confirme l'avis défavorable de la Cada, vous pouvez faire unrecours contentieux.
Vous pouvezsaisir le juge administratifdans les2 moissuivant ladécision implicite de refusde l'administration.
La décision implicite de refus intervient lorsque l'administration garde le silence pendant2 moisà partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada.
Exemple
Si la Cada enregistre votre demande le 1eroctobre 2022, la décision implicite de refus intervient le 1erdécembre 2022 en cas d'absence de réponse de l'administration. Vous avez alors jusqu'au 1erfévrier 2023 pour faire un recours contentieux.
Le tribunal compétent est celui où l'administration en cause a son siège.
Où s'informer ?
-
Tribunal administratif
Conseil d'État
Le juge peut demander à l'administration mise en cause de lui transmettre tous les documents nécessaires à l'affaire, notamment les documents dont la communication a été refusée.
Si le juge estime que le refus de communication est illégal, il peut annuler la décision de refus de l'administration.
Dans ce cas, le juge peut aussi, à votre demande, exiger de l'administration qu'elle vous communique le document, éventuellement sous astreinte (avec pénalités de retard).
Si la décision du juge vous est défavorable, vous pouvez lacontester en cassation devant le Conseil d'État.
Et aussi sur service-public.fr
Où s'informer ?
Textes de référence
- Décision n°2020-834 QPC du 3 avril 2020 : droit constitutionnel à l'accès aux documents administratifs et algorithme
- Code pénal : articles 413-9 à 413-12
Documents protégés par le secret de la défense nationale (article 413-9) - Code des relations entre le public et l'administration : articles L231-1 à D231-3
Silence de l'administration - Code des relations entre le public et l'administration : articles L300-1 et L300-2
Accès aux documents administratifs - Code des relations entre le public et l'administration : articles L 311-1 à R 311-8-2
Étendue du droit à communication - Code des relations entre le public et l'administration : articles L311-9 à R311-15
Conditions du droit à communication - Code des relations entre le public et l'administration : articles L340-1 à R343-12
Cada - Code des relations entre le public et l'administration : articles L342-1 à R342-5
Saisine de la Cada avant l'exercice du recours contentieux (article L342-1) - Code des relations entre le public et l'administration : art. R343-1 à R343-5
Avis de la Cada - Code du patrimoine : articles L213-1 à L213-8
Communication des archives publiques - Code de l'environnement : articles L124-1 à L124-8
Droit d'accès à l'information relative à l'environnement - Arrêté du 1er octobre 2001 relatif à la fixation du montant des frais de copie d'un document administratif
- Réponse ministérielle du 23 septembre 2021 relative à la possibilité de facturer les frais de recherche dans les archives
- Réponse ministérielle du 14 septembre 2021 relative à l'accès aux archives publiques
- Réponse ministérielle du 16 février 2021 relative à la procédure de déclassification des archives
- Réponse ministérielle du 28 juillet 2020 relative à l'accès aux documents classifiés versés dans les archives, en particulier dans le domaine de la diplomatie et de la défense
- Réponse ministérielle du 5 septembre 2019 relative à la communication de documents en matière d'urbanisme
- Réponse ministérielle du 11 avril 2019 concernant l'accès aux documents administratifs
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Commission d'accès aux documents administratifs (Cada) -
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Pour en savoir plus
-
Archives publiques
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