Mairie de Bois-Grenier
84 Rue de Pourtalès
59280 BOIS-GRENIER

Tél. : 03.20.77.15.10
Fax : 03.20.77.50.44

Mail : mairie.bois.grenier@wanadoo.fr
Site : www.mairieboisgrenier.fr

Commune de
Bois-Grenier
Un village où il fait bon vivre

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Guide des droits et démarches

Accès aux documents administratifs

Vous souhaitez consulter un document administratif, par exemple un certificat d'urbanisme ou un dossier scolaire ? Nous vous indiquons comment faire la demande et comment saisir laCadaen cas de refus.

Vérifier la définition d'un document administratif

Un document administratif est produit ou reçu par unservice de l'État, unecollectivité territoriale, unétablissement publicou unorganisme privé chargé d'une mission de service public.

Par exemple, une préfecture, une mairie, une caisse de Sécurité sociale, Pôle emploi.

Il peut s'agir des document suivants :dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.

Un document administratif peut être sous formeécrite, d'enregistrementsonoreouvisuelou sous formenumériqueouinformatique.

À savoir

un document à caractèrejuridictionnel(par exemple, un jugement), un documentprivé( par exemple, un acte notarié), ou un document del'Assemblée nationaleou duSénatne sont pas des documents administratifs.

Vérifier quels documents administratifs sont communicables

Untéléservicepermet de vérifier le caractère communicable d'un document administratif :

Services en ligne et formulaires

Lacommunicationdesdocuments administratifs suivantsn'estpas possibleou estsoumise à conditions :

  • Document inachevé

    Par exemple, un brouillon.

    Un document est communicable uniquement sous sa forme définitive.

  • Document préparatoire à une décision

    Un document préparatoire à une décision est communicable uniquement lorsque la décision qu’il prépare est intervenue.

  • Document dont le contenu a un caractère sensible

    Par exemple, avis du Conseil d'État, avis des juridictions administratives, document d'une juridiction financière, document d'instruction duDéfenseur des droits, document dont la consultation ou la communication porterait atteinte à la sécurité publique.

    Toutefois, leur communication partielle est possible si les mentions sensibles peuvent être cachées ou isolées du reste du document.

  • Document concernant une personne

    Un document concernant une personne est communicable uniquement cette personne ou à sesmandatairescompte tenu du droit au de chacun ausecret médical,au respect de sa vie privée, et au secret en matière commerciale et industrielle.

    Toutefois, le document est communicable si l'administration peut préserver la confidentialité des informations en masquant les informations personnelles.

  • Archive publique couverte par un secret protégé

    Le secret peut être protégéentre 25 et 100 ans.

    Par exemple, l'accès à un registre de naissance de l'état civil est possible au bout de 75 ans.

À savoir

L’administration n'a pas l'obligation de communiquer les documents que vous pouvez obtenir par vos propres moyens compte tenu de leur diffusion publique.

Faire la demande de document administratif

À qui s'adresser ?

Adressez-vous àl'administrationou àl’organismequidétient le document.

Dans certaines administrations, unepersonneestresponsable de l'accès aux documents administratifs(Prada) :

Si le document souhaité est versé aux archives publiques, vous pouvez aussi vous adresser au service concerné des archives publiques.

Consultez l'annuaire des services publics d'archives :

Services en ligne et formulaires

Le service d'archives vous indique si nécessaire le délai au bout duquel le document archivé peut être communiqué.

Il vous indique aussi s'il est possible de demander un accès anticipé au document archivé.

Comment faire la demande ?

Votre demande peut êtreorale.

Toutefois, il est recommandé d'envoyerune lettre ou un mailet deconserver une copie datéeen cas d'absence de réponse de l'administration.

Vous n'avez pas à motiver (c'est-à-dire justifier) votre demande.

Votre demande doit êtreprécisepour que l'administration identifie le document souhaité.

Indiquez si vous souhaitezconsulterle documentsur placeoule recevoirpar courrier ou par mail.

À savoir

L'administration n'est pas obligée de répondre à unedemande abusive. Par exemple, demande d'une copie papier d'un document accessible en ligne.

Suivre l'instruction de la demande de document

L'administration doit vous communiquer le document dans undélai d'un moissuivant la réception de votre demande.

En l'absence de réponsedans le délai d'1 moissuivant la réception de votre demande, cela signifie que votre demande est refusée (refus tacite).

L'administration peut aussi refuser votre demande de communication pardécision motivée.

Le délai de réponse dépend de l'ancienneté du dossier médical :

  • Si le dossier médical a moins de 5 ans, l'administration doitrépondredans les8 jourssuivant la réception de votre demande.

  • Si le dossier médical a 5 ans ou plus, l'administration doitrépondredans les2 moissuivant la réception de votre demande.

En l'absence de réponse dans ces délais, cela signifie que l'administration refuse votre demande (refus tacite).

L'administration peut aussi refuser votre demande de communication pardécision motivée.

En cas d'accord de l'administration, consulter le document

Quel mode de communication ?

Le mode de communication du document dépend despossibilités techniques de l'administration.

Il ne doit pas nuire à lapréservationet à labonne conservationdu document.

Ainsi, selon le document, l'administration peut proposer :

  • La consultation sur place

  • La reproduction

  • L’envoi par mail

Si vous avez demandé denombreux documents, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place.

L'administration peut aussiétaler dans le tempsvotre accès aux documents.

À savoir

Une administration peut aussi communiquer le documenten le mettant en ligne sur internet, sous réserve qu'il soit communicable à toute personne et qu'il soit anonymisé si nécessaire.

Quel coût ?

Laconsultation sur placeestgratuite.

L'envoi par mailde la copie d'undocument au format numériqueestgratuite.

Lareproductionestpayante. Selon le support de communication du document, le coût ne peut pas dépasser les tarifs suivants :

Coût de transmission

Support

Tarif maximum

Papier

0,18 €par page A4 (noir et blanc)

Cédérom

2,75 €

En cas de refus de l'administration, saisir la Cada

Dans quel délai ?

La saisine de laCadase faitdans les 2 moissuivant lanotificationde la décision écrite ou du refus tacite de l'administration.

À noter

Il est obligatoire de saisir laCadaavant de faire unrecours contentieuxdevant le juge. Toutefois, il a des exceptions, par exemple en cas desaisine du juge des référés.

Quel coût ?

La saisine de laCadaestgratuite.

Comment ?

Vous pouvez saisir laCadaparformulaire en ligne, par lettre ou mail.

Vous devez préciser :

  • Votre identité

  • Votre adresse

  • L'objet de votre demande

Joignez une copie de la décision de refus ou de votre demande restée sans réponse.

À partir de5 demandesde communications de documentsenvoyées à différentes administrations, etayant le même objet, vous devezles regrouperpour saisir laCada.

Vous pouvez saisir la Cada par formulaireen ligne, par lettre ou mail.

Vous devez préciser :

  • Votre identité

  • Votre adresse

  • L'objet de votre demande

  • Pour chaque administration saisie, son nom, son email (en l'absence d'email, son adresse postale), la date à laquelle vous l'avez saisie d'une demande de communication et, si nécessaire, la date denotificationdu refus de communication.

Joignez les documents établissant qu'au moins un refus a été opposé par l'une des administrations saisies.

À noter

Votre saisine de la Cada pour la série de demandes vautrecours administratif préalable obligatoirepour chacune des demandes composant la série.

Suivre l'avis de la Cada sur la demande de document

Accusé réception de votre demande

Si nécessaire, laCadavous invite à compléter votre demande.

La Cadaenregistrevotre demande lorsqu'elle est complète.

Elle enaccusealorsréceptionsans délai.

Si nécessaire, laCadavous invite à compléter votre demande groupée.

La Cadaenregistrevotre demande groupée lorsqu'elle est complète.

Elle enaccusealorsréceptionsans délai.

L'accusé réception indique la liste des demandes relevant de la série.

À savoir

La Cada instruit la demande à l'égard d'une seule administration dont vous lui avez communiqué le refus.

Réception de l'avis de la Cada

LaCadavousnotifieson avis par lettre ou par mail dans undélai d'1 moisà partir de l'enregistrement de votre demande.

La Cada notifie son avis dans le même délai à l'administration qui a refusé votre demande de document.

Lorsque la Cada est favorable à la communication du document, l’administration doit l'informer de sa décision de s'y conformer ou non. Elle a un délai d'1 mois suivant la notification de l'avis pour le faire.

LaCadavousnotifieson avis dans undélai d'1 moisà partir de l'enregistrement de votre demande.

La Cada notifie son avis dans le même délai à chacune des administrations correctement identifiées.

Lorsque la Cada est favorable à la communication du document, l’administration dont la saisine a été instruite par la Cada doit l'informer de sa décision de s'y conformer ou non. Elle a un délai d'1 mois suivant la notification de l'avis pour le faire.

Les autres administrations vous informent de leur décision de se conformer ou non à l'avis de la Cada. Elles ont un délai d'1 mois suivant la notification de l'avis pour le faire.

À savoir

La Cada instruit la demande à l'égard d'une seule administration dont vous lui avez communiqué le refus. Toutefois, elle notifie son avis à chacune des administrations correctement identifiées.

À noter

Même en cas d'avis favorable de la Cada,l'administrationa ledroit de confirmer son refus.

Si le refus de communication est confirmé, saisir le juge

Si l'administration maintient son refus initial malgré l'avis favorable de la Cada, ou si elle confirme l'avis défavorable de la Cada, vous pouvez faire unrecours contentieux.

Vous pouvezsaisir le juge administratifdans les2 moissuivant ladécision implicite de refusde l'administration.

La décision implicite de refus intervient lorsque l'administration garde le silence pendant2 moisà partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada.

Exemple

Si la Cada enregistre votre demande le 1eroctobre 2022, la décision implicite de refus intervient le 1erdécembre 2022 en cas d'absence de réponse de l'administration. Vous avez alors jusqu'au 1erfévrier 2023 pour faire un recours contentieux.

Le tribunal compétent est celui où l'administration en cause a son siège.

Où s'informer ?

Le juge peut demander à l'administration mise en cause de lui transmettre tous les documents nécessaires à l'affaire, notamment les documents dont la communication a été refusée.

Si le juge estime que le refus de communication est illégal, il peut annuler la décision de refus de l'administration.

Dans ce cas, le juge peut aussi, à votre demande, exiger de l'administration qu'elle vous communique le document, éventuellement sous astreinte (avec pénalités de retard).

Si la décision du juge vous est défavorable, vous pouvez lacontester en cassation devant le Conseil d'État.

Textes de référence

Services en ligne et formulaires

Pour en savoir plus

Lettre d’infos municipales

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Voici les menus du 07/11 au 16/12/2022 :

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Ouverture au public
Lundi, mardi, mercredi :8h00 - 12h0013h30 - 17h30
Jeudi, vendredi :8h00 - 12h0013h30 - 17h00
Samedi :9h00 - 12h00

(fermeture exceptionnelle certains samedis des vacances scolaires)